インサイドセールス

インサイドセールス超初心者が身につけるべき5つの基本スキル!

こんにちは、現役インサイドセールスのKENです。

営業やフロント系業務が未経験の方でもチャレンジしやすいインサイドセールスですが、いざ挑戦を考えたり、業務を行うとなると、どんなスキルが必要なのか気になりますよね。

今回はインサイドセールス超初心者の方、未経験の方へ向け、最初に身につけておきたい5つの基本スキルについてお伝えします。

僕は営業経験者でしたが、インサイドセールス自体は未経験でした。ご紹介するスキルは、当時僕が業務をスタートするにあたり、実際にあって良かった、またはあった方がスムーズに業務を進められたと感じたものばかりです。

記事を読み終えると、インサイドセールスの仕事をスムーズに始められ、いち早く本格的なスキルや、戦力となって結果をだせるようになります。

スキルその1『PC操作スキル』

僕の周りに意外とここでつまづく人がちらほらいたので、最初にこちらをもってきました。

インサイドセールスでは、PCをフル活用します。もちろん、お客様とのやりとりは電話やメールですが、電話さえも今は「ダイヤルパット」のようなネット回線を利用したPC上のアプリケーションを使用します。そのため、固定電話をおかない職場やインサイドセールス組織もあります。

電話の他にも顧客情報の確認・入力、業界の調査や業績の分析等、インサイドセールスではPCの操作が欠かせず、非常に重要です。

インサイドセールスに必要なPCスキル①

最も重要なスキルは「ブラインドタッチ」です。お客様と会話しながらメモを残したり、メールを打ったりと、とにかく文章を書く事が多いため、とても重要なスキルです。

特にIT系の企業では、社内のコミュニケーションもチャットや社内SNSベースで行われるため、これが出来るかどうかは自身の生産性に大きく影響します。

習得するにはひたすら練習あるのみですが、慣れてしまえば驚くほど処理のスピードが向上します。打鍵方法にはいくつか種類がありますが(ローマ字打ち・ひらがな打ち等)一般的なローマ字よりも、ひらがなの方が速いと言われています。

もしゼロから習得する際は、どの打鍵方法で習得するかも考えてみましょう。

web上には無料で練習できるソフトも沢山あるので、自信がない方や苦手な方は活用してみて下さい。

インサイドセールスに必要なPCスキル②

次に重要な操作スキルが「ショートカットキー」です。

「コピー&貼り付け」といった操作をマウスではなくボタン入力でやるアレですね。

ブラインドタッチ同様、PC操作の効率を大幅に上げるスキルの一つで、主要なものだけでも覚えて使うと、処置や作業にかかる時間を大幅に減らす事ができます。

極めればマウスなしでも仕事ができるようになりますが、そこまでいかなくても、十数個覚えれば十分です。

一つ一つが縮める時間は僅かですが、インサイドセールでは作業効率が実績に大きく影響します。少しでも事務的な時間を削り、お客様と会話する時間を生み出す。インサイドセールスの本質的価値は、圧倒的な顧客との接点数・タッチ数です。その強みを最大化するには、事務面の効率化が重要になってきます。

僕も転職してインサイドセールスに挑戦する際、改めてPCスキルは見直しましたが、本やネットで探せばオススメのショートカットキーが沢山出てくるので、主要なキー・コマンドは体で覚えておきましょう!

インサイドセールスに必要なPCスキル③

3つ目は「ワード」や「エクセル」など「Microsoft Office」系ソフトのスキルです。

データ分析などはエクセルを使わず、専用のクラウドサービスやBI(ビジネスインテリジェンス)ツールを利用するケースも多くあります。ですが、結果的に使いこなせていなかったり、ツールでは補いきれず、エクセル等を使用するシーンはまだまだあります。

また、ちょっとした成果をまとめたり、何か情報を共有する際には、パワーポイントで資料を作成する事もあります。

ワードやエクセルといった「Microsoft Office」のソフトではなく、Googleドキュメントやスプレッドシートを使用する場合もありますが、基本操作はほぼ同様です。

エクセルにおける高度な数式やマクロが組めるといったレベルは必要ありませんが、基本操作は一通り習得しておきましょう。

スキルその2『ITツールの利活用スキル』

多くのインサイドセールスにおいて、営業支援ツール(SFA)や顧客関係管理(CRM)といったテクノロジーが駆使されています(使いこなせているかは別として…)

僕自身もインサイドセールス業務を行う中で、10個以上のITツールやアプリケーションを利用しています(正直多すぎです笑)

具体的な操作は、実際に使っていくうちに慣れますが、日頃からスマートフォン等でアプリケーションやITツールに触れておくと、抵抗感や苦手意識を感じることなく溶け込め、習得のスピードもあがります。

もし現在の仕事でITツールを触らない、使う機会が少ない人は、無料のアプリケーションでもいいので、とにかくITツールに触れましょう。スケジュールやタスク管理をアプリでやってみたり、流行っているビジネスツールを使ってみるでもいいです。

エクセル・ワードには慣れているという方も、この辺りは最新のツールに触れてみましょう。UI/UXともに優れた製品多いため、直感的に操作できるものもありますが、とにかく習うより慣れろ!です。

スキルその3『電話対応スキル』

インサイドセールスにおいて、PC操作と同等に最重要スキルの一つです。

電話対応における超初心者向けスキルは、大きく2つに別れます。

インサイドセールスに必要な電話対応スキル①

まずは「受電スキル」です。電話を受ける方のスキルですね。

最近は電話でのコミュニケーションが苦手な方も多くいます。また、対面営業や対面での接客が中心で、電話をとる機会が少ないという人もいます。

超初心者の基本スキルという点では、言葉遣いや受け方といった基礎基本から勉強しましょう。ネットで調べてもいいですが、電話対応に関する本を1冊買って読んでおけば、ひとまづは安心です。

インサイドセールスに必要な電話対応スキル②

受電の次は「架電」、つまりかける方のスキルですね。

こちらも受電同様、基本という点では言葉遣いやマナーといった基本的な点を抑えておくようにしましょう。どんなに冴え渡るトーク術をもっていても、電話をかけた時の第一声やマナーがなっていなければ、相手の信頼は勝ち取れません。

対面とは違い、電話は声と言葉が頼りです。面と向かって相手と話していれば、多少の失敗も身振り手振りや表情でごまかす事ができます。しかし、電話はそうはいきません。

インサイドセールスとして、電話対応の基礎・基本は徹底して勉強しておきましょう。

スキルその4『メール活用スキル』

電話と同じく、インサイドセールスにとっての武器であるメール

メールによるコミュニケーションも、電話と同じくマナーやルールがあります。インサイドセールス初心者は、この点も事前に習得しておくと、スキルアップやアポ獲得などの成果をより早く出す事ができます。

インサイドセールスに必要なメールスキル①

まずはメールにおけるマナーや書き方を習得しましょう。

件名や宛名の書き方、CCやBCCの使い分けから、メールボックスの活用方法などが基本です。

たかがメール、されどメール。インサイドセールスで効率的に業務をこなし成果を出すには、メールの効果的な活用が不可欠です。

電話対応と同様、社内・社外へ宛てて書く際のルールなどを勉強しましょう。メール術関連の書籍も多数あるので、いくつかピックアップして読んでみてください。

インサイドセールスに必要なメールスキル②

メールの利用におけるマナーやルールと合わせ、余裕があれば抑えておきたいのが「文章の書き方」です。

時には対象となる企業の役員の方や、重役の方にメールを認めるシーンもあります。そんな時、稚拙な言葉遣いや言い回し、表現方法では、相手の心を動かすことは叶いません。

一方で、複雑な表現や難しい言い回しばかりでは、相手から読む気を奪い、いつまで経っても返信が帰ってこないということも・・・。

シンプルで意図が明確な文章を書けるようになるため、知識やノウハウを吸収しましょう。

スキルその5『コミュニケーションスキル』

一口にコミュニケーションスキルといっても、とても幅が広いです。

ですが、いくつかのテクニックを抑えておくだけで、お客様との会話を円滑に運ぶ事ができます。

コミュニケーションにはバーバル(言語)とノンバーバル(非言語)に大別できますが、インサイドセールスは主にバーバルが重要です。

基本的なテクニックとしては、相手の言葉を言い換えて返す「オウム返し」や会話の速度を合わせる「ペーシング」「相槌の打ち方」といったものがあります。

一度も会った事がない方に対し、自社の製品の魅力を伝えつつ、相手の課題・関心を引き出す事は容易ではありません。製品知識はもちろんですが、根幹として重要なのが上記のようなコミュニケーションスキル・テクニックです。

より高度なコミュニケーションスキルとして、「SPIN」を始めとした営業トーク術があります。基本をマスターした後は、更にブラッシュアップを進めましょう。

インサイドセールス初心者に必要な5つの基本スキルまとめ

僕の実体験に基づき、インサイドセールス初心者の方が身に着けるべきおすすめスキルを紹介しました。

どれもインサイドセールスとして活躍し、思うような結果を出すために必要な基礎の基礎です。

どれもコツコツと学習すれば、必ずものに出来るものばかりですし、異業種や未経験の方でも取り組みやすものばかりです。

個別のスキルを伸ばすためのオススメの書籍や、更にレベルアップするために必要なスキルなどは、今後もお伝えしていきます。

基本をしっかりと抑え、怖がる事なくインサイドセールスにチャレンジしていきましょう!